Para que algo funcione bien, debe estar bien hecho. Eso es una buena premisa. Y para que esté bien hecho, es necesario rodearse, sino de los mejores, al menos de gente que haga bien lo que hace. Recién lo he podido comprobar en uno de mis últimos proyectos, la puesta en marcha de la página web del Coworking La Seu, en El Carmen, Valencia, con la colaboración de varios coworkers que han aportado su sabiduría y trabajo.

Sin ser un proyecto que necesite de un complejo sistema informático para su seguimiento, es verdad que cualquier proyecto o idea que se tiene y que se quiere desarrollar, es necesario llevar unas pautas para que llegue a buen puerto. Haciendo una extrapolación al ciclo de vida del software, donde las fases se dividen, más o menos, en especificación de requerimientos, análisis, diseño, implementación y mantenimiento, la puesta en marcha de un coworking también tiene las suyas, que se podrían enumerar en las siguientes: definición del modelo de negocio, plan de empresa, localización, acondicionamiento y dotación de infraestructura al espacio, publicidad y comercialización.

Cada fase requiere o puede requerir ayuda externa o de terceros. Si la definición del modelo de negocio no acaba de casar con el plan de empresa, con la consecuencia de que el modelo de negocio no resulta ser un ídem, obvio no vale la pena seguir. Antes de afrontar las siguientes fases, habría que contrastar con terceras personas los datos o las impresiones que a ellos les causa. A menudo, hablar con gente, con el entorno de cada uno, ayuda a visualizar que lo que a priori a uno le parece una cosa, al resto del mundo le puede parecer otra. De hecho, es ese punto caen muchos negocios. Y si las vibraciones e impresiones del resto son buenas (good vives), es que se anda por el camino correcto.

Llegados a este punto, un plan de empresa, que incluya un estudio de costes y unas expectativas de venta, se intuye también fundamental. No tiene sentido meterse en un negocio donde los números no den para, al menos, vivir. Cuando se afronta un proyecto empresarial, más que nunca, se está para ganar dinero. En el caso del coworking, no resulta demasiado complicado hacer una estimación de costes: alquiler del espacio, electricidad, internet, mobiliario … Las previsiones de venta son otro cantar. Primero hay que definir el tipo de producto, o más bien, los tipos de productos y servicios que se van a ofertar, dentro de las múltiples opciones que se pueden barajar. Esa variedad de productos es la que va a determinar el tipo de clientela que se busca: no es lo mismo un coworker de paso, que un coworker que se establezca en el coworking por, en principio, tiempo indefinido. Esa es una diferencia fundamental. Y cuidado con los coworkers de paso, no sea que el coworking se convierta en una especie de locutorio de internet … aunque, claro, si es lo que se busca…

A los coworkers de paso, a parte de una mesa, sala de juntas, acceso a internet, baños y una cocina, tampoco se les puede ofrecer mucho más. A los coworkers que decidan establecerse en el coworking, siempre se les puede dotar de otros servicios que le den más valor añadido al puesto: acceso 24×7, unos armarios bajo llave, un servicio de gestoría … Pues bien, todo esto debe estar definido y bien definido en el plan de empresa. Luego lo más probable es que la realidad obligue a redefinir ciertas cosas, pero eso vendrá con el tiempo. A esta “idea de negocio” consultada (y refrendada) con el entorno de cada uno, seguida de un plan de empresa viable, le sigue la ejecución del proyecto.

En el caso del coworking, como el core del negocio va a ser el alquiler de un espacio de trabajo, el siguiente paso es localizar dicho espacio, acondicionarlo y dotarlo de la infraestructura necesaria. Si el local es en propiedad, el tema de la localización queda automáticamente resuelto. Si por el contrario, es de alquiler, es obvio que necesariamente hay que acotar la zona de búsqueda del mismo a la zona donde se pretende ubicar el negocio: periferia, barrio residencial, centro histórico, centro administrativo, zona portuaria, playa, polígono industrial… Es probable que esta primera elección derive en un tipo de clientela u otra. Aparentemente, el centro administrativo de una ciudad parece un sitio idóneo para instalarse con coworkers de largo recorrido, pero en una ciudad turística, con mucho extranjero, el centro histórico-turístico puede atraer a mucho coworker de paso.

El acondicionamiento y dotación de infraestructura del local probablemente son palabras mayores, pues es más importante de lo que a priori parece. Si el local necesita hacer obras, es obvio que estas deben de realizarse acorde con el toque de decoración que se le quiera dar después. Si por el contrario, no es necesario realizar ningún tipo de obras, es un trastorno importante menos.

Cuántas mesas caben? Cuántos armarios caben? En definitiva, cuántos puestos como máximo caben? Porque no es lo mismo doce puestos que trece. Para un coste que mensualmente variará apenas, un puesto más alquilado supondrá un 8,33% más de ingresos, pero claro, todo ello manteniendo la comodidad del espacio. Qué medidas deben de tener las mesas? Porque no es lo mismo que dos mesas de 130 milímetros puestas una al costado de la otra dejen un espacio de paso entre ellas de 85 centímetros, que resulta, sin ser excesivamente amplio, cómodo, a que las mesas tengan 135 milímetros y el espacio de paso sea de 75 centímetros, que ahora sí, empieza a parecer un poco estrecho. Luego está el tema de las estanterías: cerradas, abiertas, con llave, sin llave. Y cuántas? De qué color?

Las comunicaciones es otra batalla que hay que librar con paciencia y con tiempo. Todo el mundo ha recibido a las cuatro de la tarde la llamada molesta de la compañía telefónica de turno, ofreciéndole cambiar. Pues este es un de esos momentos donde hay que escuchar (ojo, y entender) lo que están contando. Porque las diferencias de precio y características son bastante grandes. No tiene sentido dotarse de una línea de móvil con una buena cantidad de gigas, si se va a estar gran parte del día disfrutando de la wifi del coworking. Y por el contrario, sí que es necesario dotarlo de una conexión con fibra que aguante todos los potenciales usuarios que va a haber conectados.

La decoración debe realizarla gente con gusto o gente meticulosa. Y gente dispuesta a aportar, no a censurar ideas (bueno, en general, en todo en la vida es conveniente rodearse de gente que aporte, no que censure). Una oficina bien acondicionada y bien decorada siempre dará mejor sensación que otra que no lo esté tanto, pero claro, también dependerá del presupuesto que se disponga. Porque aunque parezca sencillo, decorar una pared se puede volver en una tarea si no complicada, sí al menos semicomplicada. Cuadros? Pósters? Y las plantas, de verdad o de plástico? Mucho más real y bonito las de verdad, pero mucho más difíciles de mantener con vida.

Y a partir de aquí, hay que darle visibilidad al nuevo negocio. En temas de coworking, por el tipo de clientela que es esperable, se antoja fundamental una página web. Y aquí comienzan otros problemas para los que resulta fundamental tener un buen servicio y alguien de respaldo. Si se tienen conocimientos en diseño de páginas web, se puede iniciar la aventura de descargarse algún buen CMS de gestión de páginas web, y tirar millas, que ancha es Castilla. La otra opción, fiarse de terceros, quizás sea más razonable. Zapatero a tus zapatos. Si un profesional o grupo de profesionales puede gestionar todo el tema asociado a la página web, llámese hosting, gestor de correo, gestor de contenidos, plantilla asociada, incidencias técnicas, SEO, SEM, diseño, etc. se respira y se vive mejor, pero claro, hay que pagarlo. Si por el contrario, uno mismo decide redistribuirse todas esas tareas, es muy importante tener alguien a quien acudir y que dé buen soporte. Pagando, que siempre se recibe mejor soporte.

Nota: gracias al equipo a continuación, Coworking Valencia El Carmen La Seu está en funcionamiento:

• hosting de webempresa, siempre tan atentos y tan rápidos en sus contestaciones
• plantilla crework, también muy espléndidos en sus contestaciones
• kinovo, imagen corporativa, muy incisivos en sus proyectos
• seomar, desarrollo de web corporativa, fantástico servicio
• reaktiu, excelente reportaje fotográfico
• portal unsplash, magnífico banco de fotos
• y tantos y tantos amigos que con su opinión siempre han aportado algo